Lecture et reconnaissance automatique de documents

Toutes les organisations sont aujourd’hui confrontées à la gestion des nombreux documents entrants tels que les courriers, factures, bon de commandes.., une solution peut être mise en place : la LAD/RAD. Sous cette terminologie un peu étrange se cache la reconnaissance automatique des documents ainsi que leur lecture automatique. Cette technologie éprouvée  permet de récupérer des informations sur des documents physiques et/ou numériques.

Ce procédé est de plus en plus utilisé par les entreprises. Et pour cause : entre autres avantages, la LAD/RAD permet de lire rapidement les documents et facilite leur accès. La LAD/RAD permet également aux collaborateurs de se consacrer à des tâches à plus haute valeur ajouté que le traitement manuel et ainsi d’être plus motivés. Egalement, selon plusieurs études, la LAD/RAD offre un gain de temps et de productivité avec un ROI très rapide atteint en moins d’un an.

Un exemple de solution de LAD/RAD mise en place

Mais comment mettre en place concrètement une solution de LAD/RAD dans une entreprise et améliorer sa productivité grâce à cela ? Le cas de la société SIEMP (Société Immobilière d’Economie Mixte) est particulièrement intéressant à regarder.

S’inscrivant dans une démarche large de transformation numérique, la société SIEMP ambitionnait il y a quelque temps de :

  • réduire le temps de traitement de ses documents ;
  • améliorer ses prestations vis-à-vis des tiers (locataires, prestataires, organismes de tutelles…)
  • permettre à ses salariés de se dégager du temps afin de faire des tâches à plus forte valeur ajouté.

Lad - Rad

Après un appel d’offres, c’est la solution de LAD/RAD de Groupe T2i qui a été retenue par la société SIEMP. La solution proposée par Groupe T2i amenait le fait de numériser, comptabiliser automatiquement les factures fournisseurs dans l’ERP existant, et d’automatiser la collecte et le traitement des données des enquêtes sociales OPS et SLS et des attestations d’assurance de la société SIEMP. Le groupe T2i proposait également de développer une solution facile à implémenter au système d’information existant.

Les gains apportés par la solution LAD/RAD

Tout au long du projet, le groupe T2i a eu pour objectif de simplifier les processus pour les utilisateurs et d’offrir un accompagnement fort. La mise en place de la solution LAD/RAD s’est déroulée sans difficulté et la solution a été très bien accueillie par les utilisateurs.

La solution LAD/RAD a permis à la société SIEMP de traiter automatiquement 35 000 factures par an, 4 500 enquêtes OPS, 1 500 enquêtes SLS et 12 000 attestations d’assurances. Le taux de comptabilisation automatique atteint 95 % de la volumétrie des factures fournisseurs reçues annuellement par la SIEMP.

Grâce à la fluidité de la mise en place de la solution et la bonne adoption par ses utilisateurs, la SIEMP a rapidement noté une baisse du temps de traitement de ses enquêtes sociales. Le retour sur investissement pour le traitement des factures fournisseurs est attendu environ un an après la mise en production. Cette solution a également permis d’améliorer l’efficacité de l’entreprise et son image vis-à-vis des tiers. Cela a également offert aux salariés la possibilité de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

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